Automatyzacja procesów finansowych z AI

• Dokumenty przychodzą mailami, przez formularze i papierowo. Ktoś musi je otworzyć, odczytać i przepisać do systemu — i tak przy każdym kliencie, każdego dnia.
• Wnioski i zgody przechodzą przez kilka osób, a status sprawdza się telefonicznie albo w mailach. Nikt nie widzi, na jakim etapie jest konkretna sprawa.
• Zaległości wychodzą na jaw przy zamknięciu miesiąca, kiedy na przypomnienia jest już za późno, a odsetki i windykacja stają się tematem zamiast wyjątku.
• Raporty dla zarządu powstają w Excelu z danych pobieranych ręcznie z kilku systemów. Zanim trafią na biurko, część liczb jest już nieaktualna.
• Eksporty z systemów bankowych i ubezpieczeniowych mają różne formaty, więc każdy nowy raport to kolejna ręczna obróbka arkusza.

Zaległości rzadko wynikają ze złej woli klienta. Znacznie częściej to skutek tego, że faktura trafiła na niewłaściwy adres, osoba kontaktowa jest na urlopie, przypomnienie nie zostało wysłane, a nikt nie zauważył, że termin minął tydzień temu. Ręczne pilnowanie terminów działa tak długo, jak długo liczba kontrahentów jest mała i ktoś realnie ma czas przeglądać zestawienie. Więcej o tym w sekcji automatyczny odczyt faktur (OCR).

Automatyzacja tego procesu nie polega na wysyłaniu jednego standardowego maila do wszystkich. Chodzi o sekwencję, w której przypomnienie przed terminem idzie do osoby wskazanej w kontakcie, kolejne kroki uruchamiają się zależnie od reakcji, a sprawy naprawdę przeterminowane trafiają do przeglądu przez człowieka. To, co dzieje się dalej — wezwania, odsetki, postępowanie — zawsze pozostaje decyzją Twojej i Twojego zespołu; my automatyzujemy pilnowanie harmonogramu i obieg informacji wokół niego.

Elementy, które wdrażamy w tym obszarze:

• Automatyczne przypomnienia — wysyłane przed terminem, w dniu terminu i po jego przekroczeniu, z treścią dopasowaną do etapu i historii kontaktu z danym kontrahentem.
• Eskalacja — kolejne kroki włączają się po braku reakcji, a sprawy wymagające ręcznej decyzji trafiają na listę dla opiekuna, zamiast zasypywać cały zespół powiadomieniami.
• Raport zaległości — bieżący widok kwot przeterminowanych, podział na kontrahentów, opiekunów i przedziały czasu, dostępny bez ręcznego zestawiania danych.
• Integracja z księgowością — dane o płatnościach i wystawionych dokumentach pobieramy z systemu, którego używasz, żeby status należności był odzwierciedleniem stanu faktycznego, a nie efektem osobnego przepisywania.
• Powiadomienie o przelewie — gdy wpłata wpływa, przypomnienia dla danej faktury kończą się automatycznie, więc kontrahent nie dostaje ponaglenia za coś, co już zapłacił.

Efekt jest przede wszystkim organizacyjny: zespół przestaje odkrywać zaległości na koniec miesiąca, a rozmowa z kontrahentem zaczyna się od konkretnego zestawienia zamiast od pytań o status.

Zakup narzędzia nie porządkuje procesu. Weryfikacja klienta, ocena ryzyka relacji, aktualizacja danych i analiza nietypowych transakcji to zadania, które trzeba rozłożyć na konkretne osoby, z jasnym momentem wykonania i śladem po każdej czynności. Jeżeli tego nie ma, system staje się kolejnym miejscem do przeklikiwania, a dane trafiają do niego po fakcie. Więcej o tym w sekcji scoring i kwalifikacja klientów.

Pracujemy nad wdrożeniem procesu, nie nad deklaracją zgodności. Oznacza to, że:

• ustalamy przebieg ścieżki weryfikacji klienta — jakie dane zbieramy, na jakim etapie i co jest warunkiem przejścia do kolejnego kroku;
• podłączamy źródła danych używane do weryfikacji, tak aby zestawienie osoby z dokumentem tożsamości i danymi z innych rejestrów działo się w jednym kroku, bez kopiowania między przeglądarkami;
• projektujemy obieg dokumentów wymaganych przy zakładaniu relacji i przy jej aktualizacji, zamiast trzymać je w skrzynce mailowej;
• opisujemy zasady automatycznego oznaczania transakcji nietypowych i kierowania ich do przeglądu, razem z rejestrem tego, kto i kiedy sprawdził daną sprawę;
• porządkujemy dane o kliencie tak, aby okresowa aktualizacja była zadaniem technicznym, a nie projektem na kilka tygodni;
• zostawiamy zespół z jasną instrukcją przebiegu procesu i przypisaniem odpowiedzialności na poszczególnych etapach.

Zakres i kryteria procesu zależą od Twojej działalności i obowiązujących Cię przepisów — te elementy zawsze ustala Twój zespół odpowiedzialny za zgodność. Naszą częścią jest wykonanie: automatyzacja zbierania danych, obiegu dokumentów i raportowania, tak aby wykonywanie tych czynności zajmowało mniej czasu i było udokumentowane. Na konsultacji mówimy wprost, co da się zautomatyzować, a co powinno zostać po stronie człowieka.

Back-office to praca, której klient nie widzi, ale której brak widać od razu. Wnioski czekają w kolejce na rozpatrzenie, dokumenty trzeba dociągnąć od klienta, umowy przygotować, wypłaty zlecić, a korespondencję powiązać z właściwą sprawą. Każdy z tych kroków wykonywany ręcznie zwiększa czas oczekiwania i liczbę miejsc, w których informacja może zniknąć.

W praktyce wdrożenia w tym obszarze obejmują:

• Obieg wniosków — sprawa ma jeden status widoczny dla wszystkich zaangażowanych osób, z historią działań zamiast maili o treści „na jakim etapie jest ten wniosek”.
• Kompletowanie dokumentów — automatyczne przypomnienia o brakujących załącznikach i zestawienie tego, co wpłynęło i czego jeszcze brakuje przy każdej sprawie.
• Przygotowanie umów i wypłat — generowanie dokumentów na podstawie danych już zapisanych w systemie, bez przepisywania warunków z arkusza do wzoru.
• Zamknięcie dnia — salda, liczba rozpatrzonych spraw i pozycje otwarte dostępne jako raport, bez ręcznego zsynchronizowania eksportów z kilku systemów.
• Sprawy pełnomocnictw i limitów — przypisanie osobnych ścieżek dla wniosków przekraczających przyjęte progi, aby trafiały do właściwych osób od razu, a nie po ustaleniach na spotkaniu.

Zaczynamy od jednego procesu, zwykle od wniosków albo kompletowania dokumentów, mierzymy czas obsługi przed i po wdrożeniu, a dopiero potem rozszerzamy zakres na kolejne etapy.